Verfall von Urlaub: Arbeitgeber sollten Hinweispflicht kennen und beachten

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Da sich das Jahresende nähert, sollten Arbeitgeber gerade in Zeiten von Kurzarbeit – auch mit Blick auf die Gewährung von Kurzarbeitergeld – ihre Hinweispflichten mit Blick auf den Verfall von Urlaub beachten. Das BAG (Urteil v. 19.02.2019 – 9 AZR 423/16) hatte unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH v. 06.11.2018 – C-684/16) die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme von Urlaub und dem Verfall von Urlaubsansprüchen herausgestellt. Dieser Hinweispflicht kommt erfahrungsgemäß zum Jahresende besondere Bedeutung zu.

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Wird nicht verbrauchter Urlaub automatisch in das Folgejahr übertragen?

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Bereits Anfang 2019 hat das BAG entschieden hatte, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch nur dann am Ende des Kalenderjahres (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG) oder eines zulässigen Übertragungszeitraums (§ 7 Abs. 3 Satz 3, 4 BUrlG) erlischt, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, ihren Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und diese den Urlaub dennoch nicht in Anspruch nehmen (vgl. BAG v. 19.02.2019 - 9 AZR 423/16). Den Arbeitgeber trifft insoweit die Obliegenheit, seine Arbeitnehmer auf den Urlaubsanspruch hinzuweisen, dazu auffordern den Urlaub zu nehmen und über die Folgen nicht genommenen Urlaubs aufzuklären.

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Kommt der Arbeitgeber dieser Hinweispflicht nicht nach, so wird der Urlaub in des Folgejahr übertragen und tritt bei Beginn des Folgejahres zum neu entstehenden Urlaubsanspruch hinzu. Dies kann zu einer Summierung von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren führen. 

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Was war geschehen?

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Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hatte ein langjähriger Arbeitnehmer die Abgeltung von Urlaub aus den Vorjahren, der ihm nicht gewährt worden war, verlangt. 

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Das LAG Köln hielt die Klage für unbegründet, da nach Ansicht der Kölner Richter die Urlaubsansprüche aus den Vorjahren im Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bereits nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfallen gewesen seien. 

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Das BAG hob das Urteil seinerzeit auf und verwies den Fall zurück an das LAG Köln. Das BAG stellte heraus, dass der Urlaub nicht nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß über seine Urlaubsansprüche aus Vorjahren belehrt hätte. Dies habe das LAG zu prüfen.

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BAG folgt EuGH 

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Der EuGH hatte in einer Vorabentscheidung (EuGH v. 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass nationale Regelungen, die einen automatischen Verfall nicht genommenen Urlaubs vorsehen, europarechtswidrig sind. Der Arbeitgeber müsse einem Arbeitnehmer zwar nicht von sich aus Urlaub gewähren, allerdings treffe ihn eine Obliegenheit auf den Urlaubsanspruch hinzuweisen und so an dessen Realisierung mitzuwirken.

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Dem folgte das BAG, das § 7 Abs. 3 BUrlG richtlinienkonform auslegte und nunmehr eine Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers bei der Realisierung der Urlaubsansprüche verlangt. Mehr noch: Das BAG stellt insoweit klar, dass der Arbeitgeber insoweit auch die Beweislast für die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheit trägt.

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Wie können Arbeitgeber ihre Hinweispflicht erfüllen?

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Das BAG sieht die Hinweispflicht dann als erfüllt an, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer jeweils individuell in Textform darüber unterrichtet,

 

• wie viele Urlaubstage dem jeweiligen Arbeitnehmer im Kalenderjahr zustehen,

• sie auffordert, ihren Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann und

• darauf hinweist, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, er ihn aber nicht beantragt hat.

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Ein Aushang oder generalisiertes Anschreiben an die gesamte Belegschaft oder abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag sind nicht ausreichend. 

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Arbeitgebern ist daher dringend zu raten, die Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer jährlich prüfen und individualisierte Mitarbeiter-Informationen einzuführen. Wichtig dabei ist, auch übertragene Ansprüche aus dem Vorjahr zu prüfen und in den Hinweisen zu berücksichtigen.